Twintig accountants kunnen samenwerken op dezelfde klantgegevens door te werken vanuit één centraal systeem dat klantdata, contactmomenten en dossiers realtime deelt met het hele team. Dit werkt alleen als klantgegevens niet verspreid zijn over losse Excel-bestanden, e-mails of persoonlijke mappen, maar worden beheerd in een gedeelde omgeving die altijd actueel is. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over samenwerken op klantdata binnen accountantskantoren.
Waarom lukt samenwerken op één klant niet in Excel?
Samenwerken op klantgegevens in Excel lukt niet omdat het bestand geen realtime synchronisatie ondersteunt. Zodra meerdere medewerkers tegelijk werken aan dezelfde klant, ontstaan er versieconflicten, overschrijven mensen elkaars werk en weet niemand meer welke versie de juiste is. Het resultaat is versnipperde informatie en handmatig herstelwerk.
Dit probleem wordt groter naarmate een kantoor groeit. Bij vijf medewerkers is het nog te overzien. Bij twintig medewerkers, verspreid over meerdere locaties of teams, wordt het onhoudbaar. Klantgegevens staan dan op persoonlijke schijven, in e-mailthreads of in lokale kopieën van hetzelfde bestand. Niemand heeft een volledig beeld.
Daarnaast mist Excel elke vorm van toegangsbeheer op klantniveau. Je kunt niet instellen wie welke klant mag zien of bewerken. Er is geen audittrail die bijhoudt wie wat heeft gewijzigd. En er is geen koppeling met planning, urenregistratie of facturatie, waardoor dezelfde gegevens op meerdere plekken opnieuw worden ingevoerd.
Uit de praktijk van accountantskantoren blijkt dat 70% van de kantoren nog in Excel plant, terwijl de koppeling tussen geplande werkzaamheden en werkelijke uren volledig ontbreekt. Dat is niet alleen inefficiënt, het vergroot ook het risico op fouten in klantdossiers en facturen.
Hoe delen meerdere accountants dezelfde klantgegevens in realtime?
Meerdere accountants delen dezelfde klantgegevens in realtime via een centraal systeem dat alle klantinformatie op één plek beheert en direct toegankelijk maakt voor iedereen met de juiste rechten. Wijzigingen zijn direct zichtbaar voor het hele team, zonder dat iemand een bestand hoeft te versturen of te synchroniseren.
In de praktijk zijn er drie soorten systemen die dit mogelijk maken:
- Gespecialiseerde praktijkmanagementsoftware voor accountantskantoren, met een ingebouwd CRM dat is ingericht op klantbeheer, relaties en samenwerking
- Algemene CRM-systemen zoals Salesforce of HubSpot, die breed inzetbaar zijn maar niet specifiek zijn ontwikkeld voor de accountancyworkflow
- Gecombineerde platforms die CRM verbinden met planning, urenregistratie en facturatie, zodat klantdata direct gekoppeld is aan dagelijkse werkprocessen
Voor accountantskantoren is het belangrijk dat het gekozen systeem geen commercieel CRM is met salesfunnels en marketingautomation, maar een samenwerkingstool die is ingericht op klantbeheer, relatiestructuren en compliance. De Fortes CRM-module is hier een voorbeeld van: speciaal ontwikkeld voor accountantskantoren, zonder salesfocus, maar met centraal beheer van klanten, entiteiten en contactpersonen.
Wat gebeurt er met klantgegevens na een fusie of overname?
Na een fusie of overname ontstaat er vrijwel altijd een periode van systeemchaos: elk kantoor heeft zijn eigen tools, eigen klantdossiers en eigen manier van werken. Klantgegevens staan op meerdere plekken, medewerkers werken langs elkaar heen en niemand heeft een volledig beeld van de gezamenlijke klantportefeuille.
De meest voorkomende problemen na een fusie zijn:
- Dubbele klantregistraties in twee of meer systemen
- Tegenstrijdige contactgegevens voor dezelfde klant
- Medewerkers die niet weten welke collega’s aan dezelfde klant werken
- Geen zicht op lopende projecten, afspraken of openstaande facturen van de fuserende partij
De oplossing is het samenvoegen van klantdata in één centraal systeem, zo snel mogelijk na de fusie. Dit vereist een migratiestap waarbij dubbele records worden opgeschoond en klantgegevens worden gestandaardiseerd. Kantoren die dit goed aanpakken, starten met een helder datamodel: welke informatie is verplicht per klant, wie is de verantwoordelijke accountant en hoe worden entiteiten en contactpersonen aan elkaar gekoppeld?
Hoe voorkom je dubbel werk bij gedeelde klanten?
Dubbel werk bij gedeelde klanten voorkom je door klantdata, werkprocessen en communicatie samen te brengen in één systeem, zodat medewerkers altijd vanuit dezelfde actuele informatie werken. Zolang klantgegevens op meerdere plekken worden bijgehouden, is dubbele invoer onvermijdelijk.
Concreet betekent dit:
- Één bron van waarheid voor klantgegevens, contactpersonen en dossierinformatie, toegankelijk voor iedereen die aan de klant werkt
- Automatische koppeling tussen klantdata en werkprocessen zoals planning, urenregistratie en facturatie, zodat gegevens niet opnieuw worden ingevoerd
- Duidelijk eigenaarschap per klant, zodat medewerkers weten wie verantwoordelijk is en wie al contact heeft gehad
- Zichtbaarheid van lopende werkzaamheden, zodat twee accountants niet onafhankelijk van elkaar hetzelfde doen voor dezelfde klant
Een systeem dat klantbeheer verbindt met planning en urenregistratie reduceert dubbele invoer aanzienlijk. Als een klantwijziging automatisch doorwerkt in alle gekoppelde projecten en facturen, hoeft niemand dat handmatig bij te houden.
Welke software laat accountantsteams samenwerken op klantdossiers?
Software die accountantsteams laat samenwerken op klantdossiers combineert centraal klantbeheer met toegang voor meerdere gebruikers, realtime synchronisatie en koppeling aan dagelijkse werkprocessen. De beste oplossingen zijn specifiek ontwikkeld voor de accountancypraktijk en sluiten aan op de manier waarop accountants werken.
Bij het kiezen van software zijn dit de relevante criteria:
- Centraal beheer van klanten, entiteiten en contactpersonen
- Toegang voor meerdere medewerkers tegelijk, met rechtenstructuur per gebruiker of team
- Koppeling met planning, urenregistratie en facturatie
- Integraties met boekhoud- en fiscale software die het kantoor al gebruikt
- Geen commercieel CRM met salesfunctionaliteit die niet aansluit op de accountancyworkflow
Bekende categorieën zijn praktijkmanagementsoftware, gespecialiseerde accountancy-CRM-systemen en geïntegreerde PSA-platforms (Professional Services Automation). De keuze hangt af van de grootte van het kantoor, het aantal medewerkers dat samenwerkt op klanten en de mate waarin planning en facturatie ook geïntegreerd moeten zijn.
Hoe Fortes Milestones helpt met samenwerken op klantgegevens
Fortes Milestones biedt een geïntegreerde oplossing die specifiek is ontwikkeld voor accountantskantoren. Via het platform van Fortes Milestones werken alle medewerkers vanuit dezelfde actuele klantdata, zonder dat informatie versnipperd raakt over losse systemen of persoonlijke mappen.
- Centraal klantbeheer: één actuele bron voor klanten, entiteiten, contactpersonen en relevante klantinformatie, toegankelijk voor het hele team
- Geen commercieel CRM: Fortes CRM is ingericht op klantbeheer, relatiestructuren en samenwerking binnen accountantskantoren, niet op salesfunnels of marketingprocessen
- Koppeling met werkprocessen: klantdata is direct verbonden met planning, urenregistratie en facturatie, zodat dubbele invoer wordt voorkomen
- Samenwerken bij fusies: meerdere locaties werken vanuit hetzelfde systeem op dezelfde klant, ook na een fusie of overname
- Integraties: naadloze koppelingen met Exact Online, Twinfield, AuditCase en andere veelgebruikte systemen in de accountancy
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet voor jouw kantoor? Bekijk de mogelijkheden via een demo of neem contact op met Fortes Milestones voor een persoonlijk gesprek.