Bekende CRM-systemen die koppelen met Exact Online zijn onder andere Salesforce, Microsoft Dynamics 365, HubSpot en Pipedrive. Voor accountantskantoren is het echter belangrijk om te weten dat de meeste van deze systemen gebouwd zijn voor sales en marketing, niet voor de dagelijkse praktijk van een kantoor. Een platform als Fortes Milestones biedt een CRM dat specifiek is ontwikkeld voor accountants en naadloos integreert met Exact Online. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over CRM-koppelingen met Exact Online voor accountantskantoren.
Welke CRM-systemen bieden een koppeling met Exact Online?
Verschillende CRM-systemen bieden een koppeling met Exact Online, waaronder Salesforce, Microsoft Dynamics 365, HubSpot, Pipedrive en Teamleader. Exact Online heeft een eigen App Center met geverifieerde integraties. De geschiktheid van een CRM-systeem voor accountantskantoren hangt sterk af van de functies die het biedt naast de koppeling zelf.
De meest gebruikte opties zijn:
- Salesforce – uitgebreid en flexibel, maar complex in beheer en gericht op salesprocessen
- Microsoft Dynamics 365 – sterke integratie met Microsoft-omgevingen, breed inzetbaar
- HubSpot – populair voor marketing en sales, minder geschikt voor projectgestuurde kantoren
- Pipedrive – eenvoudig en visueel, primair gericht op verkoopfunnels
- Teamleader – combineert CRM met projectbeheer, gericht op kleine dienstverlenende bedrijven
Al deze systemen bieden een technische koppeling met Exact Online, maar ze zijn grotendeels ontworpen voor commerciële processen zoals leadbeheer, deals en marketing automation. Voor accountantskantoren, waarbij de focus ligt op klantbeheer, compliance en samenwerking, sluit dat niet altijd goed aan op de dagelijkse werkpraktijk. Bekijk voor een overzicht van kantoorgerichte oplossingen de mogelijkheden voor accountantskantoren.
Wat zijn de voordelen van een CRM-koppeling met Exact Online voor accountants?
Een CRM-koppeling met Exact Online helpt accountantskantoren om klantgegevens op één plek te beheren en dubbele invoer te voorkomen. Klantinformatie die in het CRM staat, is direct beschikbaar in Exact Online en andersom. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt voor een betrouwbaardere administratie.
Concrete voordelen voor accountantskantoren zijn:
- Minder dubbele invoer: klantgegevens hoef je maar één keer in te voeren
- Actuele klantdata: wijzigingen in het ene systeem zijn direct zichtbaar in het andere
- Betere samenwerking: medewerkers werken vanuit dezelfde actuele informatie
- Snellere facturatie: klantgegevens zijn direct beschikbaar bij het aanmaken van facturen
- Minder fouten: handmatige overdracht van gegevens tussen systemen leidt tot vergissingen; een koppeling elimineert dat risico
Voor accountantskantoren is de koppeling het meest waardevol wanneer het CRM ook aansluit op de bredere werkprocessen, zoals planning, urenregistratie en projectbeheer. Een losse CRM-koppeling lost dan maar een deel van het probleem op.
Hoe werkt de synchronisatie tussen een CRM en Exact Online?
De synchronisatie tussen een CRM-systeem en Exact Online verloopt via een API-koppeling. Dat betekent dat de twee systemen via een beveiligde verbinding gegevens uitwisselen, vaak in realtime of op vaste momenten. Welke gegevens worden gesynchroniseerd, verschilt per systeem en per configuratie.
Typisch worden de volgende gegevens gesynchroniseerd:
- Klantgegevens en contactpersonen
- Bedrijfsadressen en KvK-nummers
- Factuurgegevens en betalingsstatus
- Openstaande posten en debiteurenstatus
De synchronisatie kan eenrichtingsverkeer zijn (van CRM naar Exact, of andersom) of tweerichtingsverkeer, waarbij beide systemen gegevens uitwisselen. Voor accountantskantoren is tweerichtingssynchronisatie doorgaans het meest praktisch, omdat zowel het kantoor als de financiële administratie actuele klantdata nodig heeft. Let bij de inrichting op welke gegevens leidend zijn: als Exact Online de bron is voor debiteureninformatie, wil je voorkomen dat het CRM die gegevens overschrijft.
Wat is het verschil tussen een PSA-platform en een CRM voor Exact Online?
Een CRM-systeem richt zich op het beheren van klantrelaties, contactmomenten en commerciële processen. Een PSA-platform (Professional Services Automation) gaat verder en verbindt klantbeheer met planning, urenregistratie, projectbeheer en facturatie in één omgeving. Voor accountantskantoren biedt een PSA-platform daardoor meer samenhang in de dagelijkse werkprocessen.
Het verschil in de praktijk:
- CRM: beheert wie je klanten zijn, wat je met hen hebt besproken en hoe de relatie verloopt
- PSA-platform: verbindt klantdata met wat er voor die klant gedaan wordt, hoeveel tijd dat kost en hoe dat gefactureerd wordt
Een CRM-koppeling met Exact Online is nuttig, maar vervangt niet de verbinding tussen klantbeheer en werkprocessen. Een PSA-platform brengt die verbinding wél tot stand. Voor een kantoor dat wil weten hoeveel uren er aan een klant besteed zijn, wat de marge is op een opdracht en wanneer er gefactureerd kan worden, is een PSA-platform een logischere keuze dan een los CRM-systeem naast Exact Online.
Het CRM van Fortes is specifiek ontwikkeld voor accountantskantoren en richt zich op klantbeheer, relatiestructuren en samenwerking, niet op salesfunnels of marketingprocessen. Dat maakt het fundamenteel anders dan commerciële CRM-systemen.
Wanneer is een aparte CRM-koppeling niet meer voldoende?
Een aparte CRM-koppeling met Exact Online is niet meer voldoende wanneer je kantoor groeit, meerdere locaties heeft of wanneer klantbeheer en werkprocessen steeds verder uit elkaar groeien. Op dat moment ontstaat versnippering: klantdata staat in het CRM, uren in een ander systeem, facturatie in Exact Online en planning in Excel.
Signalen dat een losse CRM-koppeling tekortschiet:
- Medewerkers voeren dezelfde gegevens in meerdere systemen in
- Het is onduidelijk hoeveel capaciteit er beschikbaar is voor een klant of opdracht
- Facturatie loopt achter omdat informatie uit meerdere bronnen moet worden samengebracht
- Na een fusie of overname werken teams met verschillende systemen die niet samenwerken
- Je hebt geen actueel overzicht van wat er per klant is gedaan, gepland en gefactureerd
In die situaties is een geïntegreerd platform dat CRM, planning, urenregistratie en facturatie verbindt een betere keuze dan een CRM-systeem met een losse koppeling naar Exact Online.
Hoe Fortes Milestones helpt met CRM en Exact Online-integratie
Fortes Milestones is ontwikkeld voor accountantskantoren die klantbeheer en dagelijkse werkprocessen willen verbinden in één omgeving. Het CRM van Fortes is geen commercieel systeem met salesfunnels of marketing automation, maar een tool voor centraal beheer van klanten, entiteiten, contactpersonen en relevante klantinformatie.
- Centraal klantbeheer: één actuele bron van klantdata voor het hele kantoor
- Integratie met Exact Online: klantgegevens en financiële data worden gesynchroniseerd zonder dubbele invoer
- Verbinding met werkprocessen: klantdata is direct gekoppeld aan planning, urenregistratie en facturatie
- Inzicht in declarabiliteit en marge: per klant en per opdracht zie je wat er gepland, gedaan en gefactureerd is
- Samenwerking over locaties: meerdere vestigingen werken vanuit dezelfde actuele informatie
Wil je zien hoe dit werkt in de praktijk? Bekijk de mogelijkheden via een demo of lees meer over de oplossingen van Fortes Milestones. Heb je een specifieke vraag over de koppeling met Exact Online of de inrichting voor jouw kantoor? Neem dan contact op met ons team.