Voor een accountantspraktijk horen in elk klantdossier minimaal de officiële bedrijfsnaam, het KvK-nummer, het btw-nummer, het correspondentieadres, de contactpersoon en de relevante facturatiegegevens. Daarnaast zijn gegevens over contractafspraken, e-facturatierouting en wettelijke verplichtingen zoals Wwft-informatie onderdeel van een volledig klantdossier. Welke velden precies nodig zijn, hangt af van de dienstverlening die je levert en de manier waarop je factureert. Dit artikel behandelt per categorie welke klantgegevens je vastlegt en waarom.
Welke basisgegevens horen in elk klantdossier thuis?
Elk klantdossier in een accountantspraktijk bevat minimaal de officiële naam van de entiteit, het KvK-nummer, het btw-nummer, de rechtsvorm, het vestigingsadres en het postadres. Deze gegevens vormen de basis voor correcte facturatie, juridische correspondentie en identificatie in het kader van wet- en regelgeving.
Naast de formele identificatiegegevens zijn ook de volgende velden relevant:
- Handelsnaam (als die afwijkt van de officiële naam)
- Oprichtingsdatum en rechtsvorm (BV, eenmanszaak, stichting, etc.)
- Branche of SBI-code, nuttig voor risicobeheersing en segmentatie
- Interne klantcode voor koppeling met je boekhoudsysteem
- Datum van ingang van de dienstverlening en de verantwoordelijke accountant of relatiebeheerder
Een veelgemaakte fout is dat basisgegevens versnipperd staan over meerdere systemen: het ene adres in de boekhoudsoftware, een andere naam in de planning. Dat leidt tot fouten in facturen en correspondentie. Eén centrale bron voor klantdata voorkomt dit.
Welke facturatiegegevens zijn onmisbaar voor een correcte factuur?
Voor een juridisch correcte en betalingsklare factuur heb je per klant de volgende facturatiegegevens nodig: het factuuradres, het btw-nummer, de facturatievaluta, de betalingstermijn, het rekeningnummer (IBAN) en eventuele inkoopordernummers of referentiecodes die de klant vereist op de factuur.
Accountantskantoren werken vaak met verschillende soorten afspraken per klant. Denk aan een abonnementstarief voor de jaarrekening, uurtarieven voor advieswerk en vaste prijzen voor specifieke opdrachten. Het is daarom nuttig om per klant ook de volgende facturatievelden vast te leggen:
- Facturatiefrequentie: maandelijks, per kwartaal, per opdracht of na afronding
- Facturatiewijze: op basis van uren, vaste prijs, abonnement of combinatie
- Specifieke referentievelden die de klant op de factuur wil zien (PO-nummer, projectcode, kostenplaats)
- Btw-regime: standaard, verlegd, vrijgesteld of 0%-tarief bij internationale klanten
- Valuta: relevant als je internationale klanten bedient
Hoe vollediger deze gegevens bij aanvang zijn vastgelegd, hoe minder vragen je achteraf krijgt van klanten en hoe sneller facturen betaald worden. Onduidelijke of ontbrekende referenties zijn een van de meest voorkomende oorzaken van vertraagde betalingen.
Welke contactgegevens zijn nodig voor meerdere locaties of contactpersonen?
Als een klant meerdere vestigingen of contactpersonen heeft, leg je per locatie het adres, telefoonnummer en de relevante contactpersoon vast. Per contactpersoon sla je minimaal de naam, functie, het e-mailadres, telefoonnummer en het type contact op: bijvoorbeeld financieel, operationeel of directie.
In de praktijk werken accountantskantoren vaak met klanten die een holdingstructuur hebben of meerdere werkmaatschappijen. Het is dan nuttig om de relatie tussen entiteiten in je klantdossier te modelleren: welke rechtspersonen vallen onder welke moedermaatschappij, en wie is per entiteit de contactpersoon voor welk type vraag?
Nuttige velden bij contactpersonen zijn:
- Rol of functie: directeur, financieel manager, administrateur
- Type communicatie: factuurcontact, inhoudelijk contact, escalatiecontact
- Voorkeur voor communicatie: e-mail, telefoon, portal
- Taal: relevant bij internationale klanten
Bij de Fortes CRM-module is dit specifiek ingericht voor accountantskantoren: je legt klanten, entiteiten en contactpersonen centraal vast, inclusief de onderlinge relaties. Zo werkt iedereen binnen het kantoor vanuit dezelfde actuele klantdata, zonder dat informatie versnipperd raakt over losse systemen.
Welke gegevens zijn nodig voor e-facturatie en digitale uitwisseling?
Voor e-facturatie heb je per klant een geldig endpoint nodig: dit is het digitale adres waarop de klant elektronische facturen ontvangt. In Nederland gaat dit via het Peppol-netwerk. Daarvoor heb je het Peppol-ID van de klant nodig, dat doorgaans is opgebouwd uit het KvK-nummer of btw-nummer.
Overheidsinstanties en grote organisaties zijn in toenemende mate verplicht om facturen via Peppol te ontvangen. Voor accountantskantoren die zakelijke klanten bedienen, is het nuttig om per klant bij te houden:
- Peppol-ID of ander e-facturatie-endpoint
- Voorkeur voor facturatieformaat: UBL, PDF of via een klantenportal
- E-mailadres voor digitale factuurlevering als alternatief voor Peppol
- Status e-facturatiegereedheid: actief, in aanvraag of niet van toepassing
Het vastleggen van deze gegevens bij onboarding voorkomt dat je later achter routeringsinformatie aan moet. Zeker nu e-facturatie steeds vaker als verplichting geldt, is dit een veld dat je standaard in het klantdossier opneemt.
Hoe bepaal je welke contractafspraken je per klant vastlegt?
De contractafspraken die je per klant vastlegt, zijn afhankelijk van de diensten die je levert en de prijsafspraken die je hebt gemaakt. Leg per klant minimaal vast: de ingangsdatum van de overeenkomst, de looptijd, het type dienstverlening, de tariefstructuur en de opzegtermijn.
In de accountancy werken veel kantoren met een combinatie van terugkerende werkzaamheden (zoals jaarrekening, aangifte) en projectmatige opdrachten. Voor beide typen gelden andere afspraken. Nuttige velden per type zijn:
- Terugkerende diensten: abonnementstarief, facturatiefrequentie, automatische verlenging ja/nee
- Projectopdrachten: vaste prijs of uurtarief, geschat aantal uren, budgetplafond
- Specifieke tariefafspraken: afwijkend uurtarief voor bepaalde medewerkers of diensten
- Indexering: jaarlijkse prijsaanpassing op basis van de CBS-index of vaste percentages
Door contractafspraken direct te koppelen aan de klantgegevens en de bijbehorende projecten, voorkom je dat medewerkers bij elke factuur opnieuw moeten uitzoeken wat er is afgesproken. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
Welke klantgegevens zijn wettelijk verplicht voor accountants in Nederland?
Accountants in Nederland zijn op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht om cliëntenonderzoek uit te voeren en de resultaten daarvan vast te leggen. Dit betekent dat je per klant minimaal de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende (UBO), de herkomst van het vermogen en de aard van de zakelijke relatie documenteert.
Wettelijk verplichte klantgegevens voor accountantskantoren zijn onder andere:
- Identiteitsbewijs van de contactpersoon of directeur (BSN, paspoortnummer)
- UBO-registratie: naam, geboortedatum en percentage belang van de uiteindelijk belanghebbende
- Risicoklasse: laag, normaal of hoog risico op basis van het cliëntenonderzoek
- Datum en uitkomst van het cliëntenonderzoek
- Herkomst van het vermogen bij klanten met een verhoogd risicoprofiel
- Periodieke herbeoordelingsdatum: wanneer is het dossier opnieuw beoordeeld?
Naast de Wwft geldt ook de AVG: je legt alleen persoonsgegevens vast die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening. Zorg dat je klantdossier duidelijk maakt welke gegevens je bewaart, op welke grondslag en hoe lang.
Hoe Fortes Milestones helpt met klantgegevens voor accountantskantoren
Fortes Milestones brengt alle klantgegevens samen in één werkomgeving die speciaal is ingericht voor accountantskantoren. Geen commercieel CRM met salesfunnels of marketingprocessen, maar een praktijkgerichte tool voor klantbeheer, relatiebeheer en samenwerking.
- Centraal klantdossier: klanten, entiteiten, contactpersonen en hun onderlinge relaties op één plek
- Directe koppeling met facturatie: contractafspraken, tarieven en facturatiefrequenties zijn direct verbonden met de klantgegevens
- Ondersteuning voor e-facturatie: routeringsinformatie vastleggen per klant en direct gebruiken bij het aanmaken van facturen
- Compliance-informatie in het dossier: Wwft-gegevens, risicoklassen en herbeoordelingsdata zijn onderdeel van het klantprofiel
- Één actuele bron voor het hele kantoor: geen versnipperde informatie over losse systemen, iedereen werkt vanuit dezelfde data
Wil je zien hoe dit werkt in de praktijk van een accountantskantoor? Bekijk de mogelijkheden voor accountantskantoren of vraag een persoonlijke demo aan en ontdek hoe Fortes Milestones jouw klantbeheer en facturatie verbindt. Heb je een specifieke vraag? Neem dan contact met ons op, we denken graag met je mee.